Anuncios de Google

Síguenos en

Requisitos para los Costos y Deducciones

Por Edinson Pino Castillo - Septiembre 30 de 2016

 

Hablar de costos y deducciones como partidas fiscales que restan de los ingresos para obtener la renta, es referirse a sus equivalentes contables conocidos como costos y gastos.

Los costos son el conjunto de bienes y servicios que se deben consumir para obtener o un producto terminado en condiciones de ser vendido o para prestar un servicio de manera completa. En palabras sencillas, el costo se identifica de manera directa en el producto vendido o con el servicio prestado, en el costo se incurre para producir un bien o para prestar un servicio. Cuando el costo cumple las condiciones exigidas por el estatuto tributario nacional, se convierte en un costo aceptado fiscalmente.

 

Los gastos son las erogaciones en que se incurre al poner el bien que vendo en las manos del comprador o para monetizar el servicio que he prestado, adicionalmente son las erogaciones relacionadas con la gestión, comercialización y venta de los productos o prestación de los servicios pero que no se identifican de manera directa en el producto vendido o en el servicio prestado. En palabras sencillas, en el gasto se incurre para producir una utilidad o beneficio. Cuando el gasto cumple las condiciones exigidas por el estatuto tributario nacional, se convierte en una deducción de renta.


Como se observa, tanto costos y deducciones son partidas que disminuyen la renta y por tanto, me hacen liquidar un menor impuesto (renta, CREE y ganancias ocasionales), motivo por el cual, deben cumplir unos requisitos precisos y estrictos; su incumplimiento me acarrea no solo reliquidar mi impuesto (renta, CREE y ganancias ocasionales) sino que puedo ser objeto de sanciones tributarias costosas.

Algunos de estos requisitos se comparten con los exigidos para los impuestos descontables de IVA aunque es preciso aclarar que en otros guardan diferencias sustanciales. Los seis -6- requisitos para que un costo sea aceptado fiscalmente y un gasto se convierta en deducción son los siguientes, seguidos por favor en el orden sugerido:

 

1-El Tercero que soporta el Costo o Deducción debe Existir

Todo costo o gasto me debe remitir necesariamente a un tercero (incluidas entre otros las depreciaciones, amortizaciones y castigos o deterioros de cartera)  las depreciaciones, amortizaciones, y castigos o deterioros de cartera), ese tercero  debe existir y esa existencia se prueba con el RUT. El RUT (registro único tributario) constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que sean sujetos de obligaciones administradas por la DIAN cuales esta requiera su inscripción.

Adicional al RUT, la existencia de un tercero se demuestra con el certificado de existencia y representación legal. Con la cédula de ciudadanía, con la cédula de  extranjería e inclusive con el pasaporte (para no residentes). Para personas jurídicas extranjeras igual sirven los documentos que prueban de alguna manera su personería jurídica.

Ahora, esa existencia del proveedor debe ser completa, es decir, tu proveedor no debe haber sido sancionado como proveedor ficticio o insolvente En efecto, hay personas que facturan ventas o prestación de servicios simulados o inexistentes, y son sancionados con esta calificación. Similarmente, el proveedor insolvente no tiene con qué pagar las deudas tributarias. En ambos casos, la DIAN lo sanciona administrativamente y publica la lista respectiva.

 

2-El Costo o Deducción debe estar Debidamente Soportado

EL costo o gasto debe estar soportado en un documento original.  Por regla general, todos los soportes de costos y deducciones deben ser documentos originales, la excepción a lo anterior son:

  • Los tiquetes de transporte. Para empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. al efecto, será suficiente entregar copia de la misma.
  • Cuando la factura corresponde a un título valor (Ley 1231 de 2008). Tengo la copia hasta que pague y me reemplacen la copia con la factura original. con la entrega de la copia de la factura al cliente, se entiende cumplido el requisito de la entrega el original.

 

Todo costo o deducción debe estar soportado, sin excepción. El soporte ideal de costos y deducciones es la factura de venta y sus documentos equivalentes. Son documentos equivalentes a la factura de venta:

  • Los tiquetes de máquina registradora.
  • Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.
  • Los tiquetes de transporte.
  • Los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno.
  • Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago.
  • Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.
  • Factura electrónica. (Art. 5, Decreto 1165 de 1996).
  • En las ventas efectuadas por los responsables del régimen simplificado, el comprador emitirá un documento equivalente.

La factura y sus documentos equivalentes  deben cumplir necesariamente con estos requisitos para que te acepten los costos y deducciones:

a)    Preimpresos:

  • Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
  • Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

b)    Fecha de su expedición.

c)    Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

d)    Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

e)    Valor total de la operación.

f)    Para facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

 

En los casos de  contrato de mandato el soporte es la certificación original recibida del mandatario; en el caso de no obligados a factura, se debe contar con un documento expedido por el tercero y en el caso de no residentes el soporte es el contrato y la contabilización.  Ocasionalmente, no se requiere la expedición de la factura.

En efecto, el artículo 616-2 del Estatuto Tributario nacional indica que no se requerirá la expedición de factura en las operaciones realizadas por bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y las compañías de financiamiento comercial.

Tampoco existirá esta obligación en las ventas efectuadas por los responsables del régimen simplificado del IVA. Igual son medios probatorios de la existencia de un tercero el contrato y otros medios probatorios distintos al contrato, siempre que con tales pruebas demuestren la existencia del negocio jurídico y  la cuantía del negocio.

 

3. El Costo o Deducción debe corresponder al Periodo que estoy Declarando

Los impuestos a las ganancias (renta, CREE y Ganancias ocasionales) son de periodicidad anual cubriendo el periodo transcurrido de enero 1 a Diciembre 31 de cada año, por ello, no puedo acceder a los costos y deducciones cuando quiera sino solo en el periodo de ocurrencia de ellos. Un costo o deducción debe corresponder necesariamente con el periodo declarado.



4. El Costo o Deducción no debe estar Prohibido

En efecto, a pesar de que se ha incurrido en ellos, hay costos y deducciones prohibidos por el estatuto tributario. Los costos y deducciones más relevantes prohibidos por el estatuto tributario son:

  • Los costos originados en pagos realizados a vinculados económicos no contribuyentes.
  • Las pérdidas de inventario. Solo se aceptan estas pérdidas de inventario:
    • Las derivadas en hechos de fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado y soportado
    • La pérdida de hasta el 3% de productos perecederos (con fecha de vencimiento como medicamentos y alimentos) o el 3% productos de fácil pérdida por aspectos físicos (combustibles, químicos y similares)
  • El impuesto de industria y comercio –ICA- y el impuesto predial causados, no pagados. Solo se deduce lo pagado.
  • Los impuestos diferentes de ICA y predial. La excepción a esta regla son aquellos impuestos cuyo impago no me permita operar y por tanto, no me permita obtener el ingreso, por ejemplo,  el impuesto de vehículos para una empresa de transporte
  • Las depreciaciones, amortizaciones y agotamientos calculados por métodos diferentes al de línea recta y reducción de saldos, cuando no he pedido permiso a la DIAN para utilizarlos.
  • Los gastos en el exterior que superan el tope del 15% de la renta líquida, conforme lo señala el artículo 122 del estatuto tributario.
  • Las donaciones que no cumplen los requisitos de forma exigidos por La ley. Recordemos que hay unos requisitos de forma exigidos, además de que las donaciones solo se aceptan a personas jurídicas.
  • Los pagos a personas (naturales o jurídicas) que se encuentren en paraísos fiscales, a no ser que se realicen con ocasión de operaciones financieras registradas ante el Banco de la República.
  • Los pagos de intereses que excedan el cálculo de subcapitalización previsto en el artículo 118-1del Estatuto Tributario Nacional.
  • Todo costo o deducción imputable a ingresos no constitutivos de renta ni de ganancia ocasional ni a rentas exentas.
  • Los costos que excedan los topes señalados en el artículo 87 del Estatuto tributario para los profesionales independientes y comisionistas (solo personas naturales)

 
5. El Costo o Deducción debe cumplir Requisitos Adicionales.

Hay costos y deducciones que a pesar de haber incurrido efectivamente en ellos, para tomarlos debo cumplir unos requisitos adicionales cuyo incumplimiento hacen que pierda el costo o la deducción. Los más relevantes son:

  • Los gastos laborales exigen para aceptar su costo o deducción que el empleador haya pagado la seguridad social y los aportes parafiscales derivados de ellos.
  • Los pagos por servicios personales (honorarios, comisiones y servicios de personas naturales) exigen para aceptar su costo o deducción que el pagador haya verificado que la persona natural prestadora del servicio personal, haya cumplido con la obligación del pago de su seguridad social en calidad de independiente.
  • Quienes recaudan las cuotas de fomento de que trata la Ley 67 de 1983, deberán obtener un certificado de paz y salvo por concepto de dicha cuota, expedido por la respectiva entidad administradora para que se les acepte como costos deducibles el valor de las compras durante el respectivo ejercicio gravable.

 

6-El Costo o Deducción debe guardar Relación de Causalidad, Necesariedad y Proporcionalidad con la Actividad Generadora de Renta

Uno de los artículos más subjetivos y polémicos del Estatuto Tributario Nacional es el artículo 107. Ahí se indica que “Son deducibles las expensas (costos o gastos) realizadas durante el año o período gravable en el desarrollo de cualquier actividad productora de renta, siempre que tengan relación de causalidad con las actividades productoras de renta y que sean necesarias y proporcionadas de acuerdo con cada actividad”. Son tres requisitos o condiciones que merecen ser analizados individualmente para entenderlos. Veamos:

  • La causalidad se refiere a que todo costo y deducción en el que incurro, debo tener la posibilidad de asociarle un ingreso obtenido, si no logro esta asociación, no hay relación de causalidad y por lo tanto no se acepta el costo o la deducción. Por ejemplo, consumo de combustible cuando no tengo flota de transporte propia.
  • La necesariedad se refiere a que todo costo y deducción en el que incurro, debe ser necesario, es decir, que si no lo hago, no puedo obtener mi ingreso. Por ejemplo, si vendo ladrillos de arcilla cocida, las compras de arcilla son aceptadas como costo pero seguramente, no se me acepta como costo las compras de arena.
  • La proporcionalidad se refiere a que el costo o deducción debe guardar proporción con el ingreso obtenido. Por ejemplo, si vendo 10 toneladas de ladrillos de arcilla cocida, no puedo a ellas imputarle un costo de 50 toneladas de arcilla.

 

Como se observa, se trata de situaciones subjetivas que siempre van a generar alguna discusión y que por ende, debo ser cuidadoso de respetarlas. Existen algunas deducciones aceptadas fiscalmente a pesar de no cumplir con estos tres requisitos, por ejemplo las donaciones o los intereses por crédito hipotecario para personas naturales, pero solo son excepciones  a la regla general.

Como conclusión general, para que un costo sea aceptado fiscalmente o un gasto se convierta en deducción debo ser cuidadoso y respetuoso de los requisitos señalados. La no observancia de ellos me puede significar su desconocimiento, con la consecuencia de mayores impuestos a pagar (renta., CREE y ganancias ocasionales) junto con las sanciones respectivas.

 

 

Anuncios Google

Ingrese su Correo Electrónico:

Delivered by Google FeedBurner

Anuncios Google