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Requisitos para los Impuestos Descontables de IVA

Por Edinson Pino Castillo - Septiembre 26 de 2016

 

 

Eventualmente, puedo recuperar los IVAs que pago cuando compro bienes o servicios gravados con IVA. Esos IVAs que recupero se denominan DESCONTABLES bien sea porque los resto (descuento) de los IVAS que facturé generados) o bien sea porque pretendo reclamarlos a la DIAN.

Por tener esa condición de que disminuyen el valor a pagar por IVA o porque me lo devuelven, los IVAs descontables deben cumplir unos requisitos precisos y estrictos; su incumplimiento me acarrea no solo devolver lo que me desconté improcedentemente sino que puedo ser objeto de sanciones tributarias costosas. Los cinco -5- requisitos para que un IVA sea descontable son los siguientes, seguidos por favor en el orden sugerido:

 

1-El Proveedor Debe Existir

El proveedor en que se sustenta el IVA descontable debe existir y esa existencia se prueba con el RUT. El RUT (registro único tributario) constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que sean sujetos de obligaciones administradas por la DIAN cuales esta requiera su inscripción.

Ahora, solo cuando se trate de servicios gravados con IVA y recibidos de no residentes puedo sustituir el RUT con el contrato y otros medios probatorios distintos al contrato, siempre que con tales pruebas demuestren la existencia del negocio jurídico, la cuantía del negocio, el importe de los impuestos retenidos y el pago de las retenciones. Recordemos que en este caso el impuesto descontable es asumido por el comprador del servicio, vía retención porque el no residente no te va a cobrar IVA.

Ahora, esa existencia del proveedor debe ser completa, es decir, tu proveedor no debe haber sido sancionado como proveedor ficticio o insolvente En efecto, hay personas que facturan ventas o prestación de servicios simulados o inexistentes, y son sancionados con esta calificación. Similarmente, el proveedor insolvente no tiene con qué pagar las deudas tributarias. En ambos casos, la DIAN lo sanciona administrativamente y publica la lista respectiva.

 

2-El IVA Descontable debe estar Debidamente Soportado

EL IVA que me descuento debe estar discriminado en un soporte original.Por regla general, todos los soportes de impuestos descontables, costos y deducciones deben ser documentos originales, la excepción a lo anterior son:

  • Los tiquetes de transporte. Para empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. al efecto, será suficiente entregar copia de la misma.
  • Cuando la factura corresponde a un título valor (Ley 1231 de 2008). Tengo la copia hasta que pague y me reemplacen la copia con la factura original. con la entrega de la copia de la factura al cliente, se entiende cumplido el requisito de la entrega el original.En los casos de contrato de mandato el soporte es la certificación original recibida del mandatario; en el caso del IVA descontable proveniente de responsables del régimen simplificado es el documento equivalente emitido por el comprador y en el caso de IVAs descontable con no residentes prestadores de servicios, el soporte es el contrato y la contabilización. El soporte ideal de IVAs descontables es la factura de venta y sus documentos equivalentes. Son documentos equivalentes a la factura de ventaLos tiquetes de máquina registradora.
  • Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.
  • Los tiquetes de transporte.
  • Los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno.
  • Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago. • Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.
  • Factura electrónica. (Art. 5, Decreto 1165 de 1996).
  • En las ventas efectuadas por los responsables del régimen simplificado, el comprador emitirá un documento equivalente.

 

La factura y sus documentos equivalentes deben cumplir necesariamente con estos requisitos para que te acepten los IVAs descontables:

a) Preimpresos:

  • Estar denominada expresamente como factura de venta.
  • Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
  • Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
  • El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

 

b) Fecha de su expedición.

c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. d) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

e) Valor total de la operación.

f) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

g) Autorización de la numeración de las facturas. (Resolución 3878 de 1996). No requieren de este requisito:

  • Entidades de derecho público
  • Sociedades de economía mixta donde el Estado posea más del cincuenta por ciento (50%)
  • Entidades que presten servicios públicos domiciliarios,
  • Cámaras de Comercio,
  • Notarías
  • Y en general los no contribuyentes del impuesto sobre las renta.

 

h) Para facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

Ocasionalmente, no se requiere la expedición de la factura. En efecto, el artículo 616-2 del Estatuto Tributario nacional indica que no se requerirá la expedición de factura en las operaciones realizadas por bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y las compañías de financiamiento comercial. Tampoco existirá esta obligación en las ventas efectuadas por los responsables del régimen simplificado,

 

3-Debo tener Derecho Al IVA Descontable

El simple hecho de comprar un bien o un servicio gravado con iva no significa que pueda tomar el iva pagado como descontable. en efecto, solo tienen derecho a imputar los ivas que pagan en sus compras como impuestos descontables:

a) Los responsables del régimen común. recordemos que solo pertenecen al régimen común quienes venden bienes y servicios gravados con iva.

b) Quienes vendan bienes y servicios exentos del iva. La lista de bienes exentos del IVA nos las da el estatuto tributario nacional en sus artículos 477, 478, 479, 480 y 481


4-El IVA descontable debe proceder de un costo o un gasto y debe estar relacionado con una actividad gravada o exenta del IVA.

El artículo 488 del Estatuto Tributario nacional indica que sólo otorga derecho a descuento, el impuesto sobre las ventas por las adquisiciones de bienes corporales muebles y servicios, y por las importaciones que, de acuerdo con las disposiciones del impuesto a la renta, resulten computables como costo o gasto de la empresa y que se destinen a las operaciones gravadas con el impuesto sobre las ventas.

Son dos condiciones incluyentes y simultáneas:

 

a) El IVA pagado debe corresponder a la compra de un bien o servicio que desde el punto de vista contable sea un costo o gasto y que desde el punto de vista de impuesto a la renta, sea un costo aceptado fiscalmente y un gasto deducible.

Estamos hablando entonces de compras de inventario, erogaciones imputadas como costo o gasto directamente y gastos pagados por anticipado.

De ninguna manera entonces la adquisición de un activo fijo, una erogación imputable como cargo diferido o cualquier costo no aceptado fiscalmente o un gasto no deducible, me dará derecho a impuesto descontable de IVA.Se exceptúan de esta prohibición la Adquisición e importación de maquinaria industria en los términos del artículo 485-2 del Estatuto Tributario.

 

b) Sólo es descontable el IVA proveniente de comprar bienes y servicios que sean destinados [directa o indirectamente] a operaciones gravadas o exentas del IVA. Es decir que la compra de un bien o servicio no está relacionado con una actividad gravada o exenta del IVA, no lo puedo solicitar como IVA descontable.

Quienes vendan bienes y servicios excluidos de IVA, no pueden descontar el IVA pagado. Ese IVA pagado será un mayor valor del costo o gasto respectivo, costo o gasto que luego analizaré si es o nó aceptado fiscalmente como costo o deducción de impuesto de renta.

Ahora, cuando compro bienes y servicios que destinan indistintamente a operaciones gravadas, exentas, o excluidas del IVA y no puedo establecer su imputación directa a unas y otras, es decir son IVAs comunes en compras, el descuento de IVA se efectuará proporcionalmente.

 

5- EL IVA descontable debe pertenecer al Periodo Declarado

No puedo tomarme los descuentos de IVA cuando quiera, debo respetar unos tiempos que fija el estatuto. Efectivamente, el artículo 496 del Estatuto Tributario nacional indica que los impuestos descontables se pueden imputar en el bimestre de ocurrencia (el año tiene seis bimestres) o en uno de los dos períodos bimestrales inmediatamente siguientes, y solicitarse en la declaración del período en el cual se haya efectuado su contabilización.

Para finalizar, es importante resaltar a los lectores que los IVAs descontables deben cumplir irremediablemente los requisitos señalados. Tomar descuentos sin el cumplimiento de esos requisitos acarrea sanciones pecuniarias tributarias y eventualmente, penales.

 

 

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